ייצוא למערכת חשבשבת

בארגונים רבים קיימת הפרדה בין מערכת המכירות והשירות לבין מערכת הנהלת החשבונות. הייצוא הוא הגשר שמחבר בין שני העולמות האלו, והוא קריטי מהסיבות הבאות:
מניעת טעויות אנוש: במקום להקליד ידנית כל חשבונית, לקוח או תנועה פיננסית מתוך ה-CRM אל תוך חשבשבת, הייצוא מעביר את הנתונים באופן מדויק ואוטומטי. זה מונע טעויות הקלדה שעלולות לעלות ביוקר מול רשויות המס.
חיסכון אדיר בזמן: תהליך ידני של סוף חודש יכול לקחת שעות ואפילו ימים. ייצוא מובנה הופך את התהליך לפעולה של מספר דקות בלבד.
סנכרון נתונים: הייצוא מבטיח שכל לקוח חדש שנפתח ב-Fireberry יופיע עם אותם פרטים (ח"פ, כתובת, שם) גם בחשבשבת, מה ששומר על "אמת ארגונית אחת".
דרישות רואי חשבון: רוב רואי החשבון בישראל עובדים עם חשבשבת ומבקשים את הקבצים בפורמט ספציפי (כמו קובץ במבנה אחיד או קובץ תנועות). היכולת להפיק את הקבצים הללו ישירות מ-Fireberry הופכת את הקשר עם רואה החשבון לפשוט ויעיל.

תהליך מורכב מכמה שלבים.

בחלק הראשון נייצא את המידע ממערכת ה-CRM:

ראשית, ניכנס להנהלת חשבונות ובחלונית תנועות נבחר בייצוא לחשבשבת ERP

כעת יפתחו ארבע האפשרויות להפקת דוחות:

ייצוא כרטיסי לקוחות

כאשר נבחר בייצוא כרטיסי לקוחות, הקבצים המיוצאים הם HESHIN.DAT ו-HESHIN.PRM. הקובץ בעל הסיומת PRM הינו קובץ פרמטרים לפי פורמט חשבשבת.
למידע אודות קובץ הפרמטרים לחצו כאן.

אלו הם השדות בכרטיס הלקוחות המיובאים לחשבשבת:

‍

בטבלה תוכלו לראות כי ישנה עמודה בה מופיע שם השדה בחשבשבת אליו ייכנס הערך מתוך השדה במערכת פיירברי.
לדוגמא, מפתח חשבון יילקח משדה accountnumber המסמל את מספר הלקוח במערכת פיירברי.

‍
ייצוא תנועות הנה"ח

כאשר נבחר בייצוא כרטיסי תנועות הנה״ח, הקבצים המיוצאים הם MOVIN.DOC ו-MOVEIN.PRM. הקובץ בעל הסיומת PRM הינו קובץ פרמטרים לפי פורמט חשבשבת.
למידע אודות קובץ הפרמטרים לחצן כאן.

אלו הם השדות בכרטיס המסמך החשבונאי המיובאים לחשבשבת:

במקרה ומדובר בחשבונית מס/חשבונית מס קבלה:

‍

במקרה ומדובר בחשבונית מס זיכוי:

בטבלה תוכלו לראות כי ישנה עמודה בה מופיע שם השדה בחשבשבת אליו ייכנס הערך מתוך השדה במערכת פיירברי.
העמודה בה מצויין מספר השורה בדוח שמופק במערכת פיירברי.
לדוגמא, תאריך אסמכתא יילקח משדה createdon.

ייצוא תנועות קופה

כאשר נבחר בייצוא תנועות קופה, הקבצים המיוצאים הם KUPAIN.DAT ו-KUPAIN.PRM. הקובץ בעל הסיומת PRM הינו קובץ פרמטרים לפי פורמט חשבשבת.
למידע אודות קובץ הפרמטרים לחצו כאן.
 

אלו הם השדות בכרטיס תנועות הקופה המיובאים לחשבשבת:

בטבלה תוכלו לראות כי ישנה עמודה בה מופיע שם השדה בחשבשבת אליו ייכנס הערך מתוך השדה במערכת פיירברי.

ייצוא תנועות מלאי

כאשר נבחר בייצוא תנועות מלאי, הקבצים המיוצאים הם IMOVEIN.DOC ו-IMOVEIN.PRM. הקובץ בעל הסיומת PRM הינו קובץ פרמטרים לפי פורמט חשבשבת.
למידע אודות קובץ הפרמטרים לחצו כאן.

אלו הם השדות בכרטיס תנועות המלאי המיובאים לחשבשבת:

‍
בטבלה תוכלו לראות כי ישנה עמודה בה מופיע שם השדה בחשבשבת אליו ייכנס הערך מתוך השדה במערכת פיירברי.
העמודה בה מצויין מספר השורה בדוח שמופק במערכת פיירברי.
לדוגמא, מפתח לקוח יילקח משדה accountnumber.

לאחר שתבחרו באחת מאפשרויות הייצוא יש לעקוב אחר ההוראות ולבסוף ללחוץ על הפק על מנת להוריד את הקבצים למחשב שלכם.
עד כאן שלב הייצוא ממערכת ה-CRM. את הקבצים יש לשמור באותה התיקיה.

שימו לב- יש להעביר קודם כל את כרטיסי הלקוחות ורק לאחר מכן את תנועות הנהלת החשבונות.

במידה ואין ברצונכם להעביר כרטיסי לקוחות כלל, ניתן לעשות זאת, בבחירת האפשרות "קליטת תנועות עם חשבונות חדשים" בהעברת תנועות הנהלת חשבונות.

כעת יש לייבא את המידע לתוך החשבשבת:

1. יש לפתוח את מערכת החשבשבת. בתפריט העליון לבחור בכללי, לאחר מכן בממשקים ולבסוף יש לבחור את הקובץ שברצונכם לייבא.
במקרה הזה נדגים עם ייבוא חשבונות:

2. יש ללחוץ על המקש המודגש ולבחור בתיקיה אליה הורדתם את הקבצים קודם לכן:

3. על מנת לייבא קבצים מסוג שונה יש לחזור על הפעולה. לדוגמא, לחצנו פעם נוספת על כללי > ממשקים >

הפעם בחרנו בייבוא תנועות הנה"ח:

4. בחלון שנפתח נבחר באפשרות ייבוא בשיטה הגמישה. נלחץ על המקש המודגש ונבחר את התיקיה בה נמצאים הקבצים (מדובר למעשה בתיקיה בה נמצאים קבצי ההנה"ח). בחלון זה קיימת האפשרות "קליטת תנועות עם חשבונות חדשים", אותה יש לסמן במידה ולא יובאו כרטיסי לקוחות טרם ייבוא קבצי הנה"ח:

ייבוא המידע הסתיים בהצלחה.