שימוש בנוסחאות באוטומציה

במאמר זה נלמד כיצד להשתמש בכלי הנוסחאות בעת יצירת אוטומציות במערכת כדי לייצר תהליכים חכמים המבצעים חישובים ועדכוני מידע באופן אוטומטי.

יצירת אוטומציה היוצרת משימה תוך שימוש בפונקציות חישוב על תאריכים

הערך העסקי באוטומציה

אוטומציה המבוססת על חישובי תאריך ושעה מייצרת סטנדרט עבודה ברור ואחיד בארגון. במקום להסתמך על הזנה ידנית של מועדי משימות - פעולה שעלולה לגרום לשכחה, טעויות או חוסר עקביות - המערכת מחשבת ומגדירה את לוחות הזמנים באופן אוטומטי ומדויק. כך ניתן להבטיח זמני תגובה קבועים (SLA), לשפר את חוויית הלקוח, להגדיל את רמת השליטה והבקרה הניהולית, ולצמצם עומס תפעולי מהצוות. אוטומציה מסוג זה מסייעת לארגון לעבוד בצורה פרואקטיבית, לשמור על משמעת תהליכית ולמנוע עיכובים מיותרים בטיפול במשימות.

בנוסף לערך העסקי הישיר, שימוש באוטומציה מסוג זה תורם ליצירת תרבות ארגונית מבוססת תהליכים ונתונים. כאשר מועדי משימות נקבעים באופן אוטומטי ועקבי, קל יותר למדוד ביצועים, לנתח זמני טיפול ולהסיק מסקנות לשיפור מתמיד. האוטומציה מפחיתה תלות בזיכרון האישי של עובדים, מצמצמת טעויות אנוש ומבטיחה שכל רשומה תטופל במסגרת זמן מוגדרת מראש. בטווח הארוך, הדבר מוביל לייעול תהליכים, שיפור תפוקת הצוות והגדלת רמת השירות והאמינות מול הלקוחות.

יצירת האוטומציה בפועל

במקטע זה נלמד איך ליצור משימה באופן אוטומטי שתאריך הסיום שלה יהיה כשעה מתאריך ושעת היווצרה, תחילה עליכם ליצור את האוטומציה, לשם כך, לחצו על: אוטומציות (אם אינכם רואים אובייקט זה לחצו על ״עוד״ לפני) > חדש > נבחר באובייקט לקוח בצורה הבאה:

מטרתה של אוטומציה זו היא ליצור משימה אשר תתזכר את הנציג המטפל בלקוח כאשר הרשומה שלו נוצרת במערכת, לכן ניצור את האוטומציה בצורה הבאה:

• סוג - לקוח
• מתי - רשומת לקוח נוצרה
• אם - נוצר בתאריך מכיל מידע (שדה זה תמיד יכיל מידע ובכך האוטומציה תפעל בעבור כלל רשומות הלקוח אשר יווצרו במערכת)
• אז - יצירת רשומה - משימה

המשימה תורכב בצורה הבאה:

• נושא - שיחת היכרות עם הלקוח, הנושא יכיל תגית דינאמית המכילה את שם הלקוח בעבורו נוצרה המשימה
• משוייך ל - נשייך את המשימה ללקוח
• מבצע - המבצע יהיה משתמש המערכת המנהל את רשומת הלקוח
• תאריך תזכורת - יכיל נוסחה המבוססת זמן המוסיפה כשעה מהרגע שהמשימה נוצרה
• תאריך סיום - יכיל נוסחה המבוססת זמן המוסיפה כיום מהרגע שהמשימה נוצרה

הסבר על הפונקציות:

• הפונקציה DATEADDHOUR מוסיפה מספר שעות בתלות בתאריך התחלה
  
  • dateStr - תאריך ושעת ההתחלה - בדוגמא זו השתמשנו בשדה נוצר בתאריך (createdon)
  • hourInterval - כמות השעות שנרצה להוסיף בהסתמך על תאריך ושעת ההתחלה, בדוגמא זו הוספנו שעה אחת
• הפונקציה DATEADDDAY מוסיפה מספר ימים בתלות בתאריך התחלה
  
  • dateStr - תאריך ושעת ההתחלה - בדוגמא זו השתמשנו בשדה נוצר בתאריך (createdon)
  • dayInterval - כמות הימים שנרצה להוסיף בהסתמך על תאריך ושעת ההתחלה, בדוגמא זו הוספנו יום אחד

הסבר מלא עבור כלל הפונקציות המבצעות חישוב על תאריכים ניתן למצוא כאן.

יצירת אוטומציה היוצרת משימה ומעדכנת רשומת קריאת שירות

הערך העסקי באוטומציה

אוטומציה המנטרת את גיל קריאת השירות ופועלת כאשר הוא חוצה רף שהוגדר מראש (לדוגמה, מעל 5 ימים) מייצרת שכבת בקרה חכמה ואקטיבית בתהליך השירות. במקום להסתמך על בדיקות ידניות או על זיכרון אישי של הנציגים, המערכת מזהה באופן עצמאי קריאות שעלולות להתעכב, יוצרת משימת תזכורת לנציג המטפל ומעדכנת את עדיפות הקריאה בהתאם. כך נשמרת עמידה ביעדי שירות (SLA), מצטמצם הסיכון להזנחת פניות, ונמנעת פגיעה בחוויית הלקוח.

מעבר לכך, האוטומציה תורמת לשיפור תפוקת הצוות ולהעלאת רמת האחריות האישית. היא מאפשרת ניהול עומסים חכם יותר, מדגישה צווארי בקבוק בתהליך ומספקת למנהלים תמונת מצב אמינה על קריאות מתיישנות. בטווח הארוך, שימוש במנגנון כזה מוביל לשיפור זמני טיפול, להגדלת שביעות רצון הלקוחות ולחיזוק התדמית המקצועית של הארגון כגוף שירותי שמגיב במהירות וביעילות.

יצירת האוטומציה בפועל

מקטע זה נלמד איך ליצור משימה באופן אוטומטי שתיצור רשומה מסוג משימה ותעדכן את רשומת קריאת השירות בהסתמך על שדה ״גיל״ ועל שדה ״סטטוס״, תחילה ניצור את האוטומציה באותה הדרך כמו בדוגמא הקודמת, אך שהפעם סוג האוטומציה יהיה קריאת שירות כיוון שאוטומציה זו תפעל ע״פ שינוי שדה בקריאת שירות ותעדכן אותה.

מטרתה של אוטומציה זו היא ליצור משימה אשר תתזכר את הנציג המטפל בקריאה כאשר גיל קריאה השירות גדול מ-5 ימים ואילו הסטטוס שלה הינו ״פתוח״, משמע - עוד לא החל טיפול בקריאה זו, לכן ניצור את האוטומציה בצורה הבאה:

• סוג - קריאת שירות
• מתי - רשומת קריאת שירות עודכנה
• אם
  
  • גיל גדול מ-5
  • סטטוס שווה ל- פתוח
• אז
  
  • יצירת רשומה - משימה
  • עדכון רשומה - שדה ״עדיפות״

המשימה תורכב בצורה הבאה:

• נושא - קריאת שירות עבור הלקוח ממתינה מעל 5 ימים!, הנושא יכיל תגית דינאמית המכילה את שם הלקוח בעבורו נוצרה המשימה
• משוייך ל - נשייך את המשימה לקריאת השירות, ניתן לשייך את המשימה ללקוח במידת הצורך
• מבצע - המבצע יהיה משתמש המערכת המנהל את רשומת קריאת השירות
• תאריך תזכורת - יכיל נוסחה המבוססת זמן המוסיפה כשעה מהרגע שהמשימה נוצרה
• תאריך סיום - יכיל נוסחה המבוססת זמן המוסיפה כיום מהרגע שהמשימה נוצרה

הסבר על הפונקציות:

• הפונקציה DATEADDHOUR מוסיפה מספר שעות בתלות בתאריך התחלה
  
  • dateStr - תאריך ושעת ההתחלה - בדוגמא זו השתמשנו בשדה נוצר בתאריך (createdon)
  • hourInterval - כמות השעות שנרצה להוסיף בהסתמך על תאריך ושעת ההתחלה, בדוגמא זו הוספנו שעה אחת
• הפונקציה DATEADDDAY מוסיפה מספר ימים בתלות בתאריך התחלה
  
  • dateStr - תאריך ושעת ההתחלה - בדוגמא זו השתמשנו בשדה נוצר בתאריך (createdon)
  • dayInterval - כמות הימים שנרצה להוסיף בהסתמך על תאריך ושעת ההתחלה, בדוגמא זו הוספנו יום אחד

עדכון הרשומה יופיע הבצורה הבאה:

שדה עדיפות שווה ל- גבוהה