הגדרת הרשאת תפקיד

הגדרת הרשאות תפקיד מאפשרת מתן הרשאות שונות למשתמשים במערכת לפי תפקידם בארגון. לפני שנתחיל בהגדרות הטכניות, חשוב להבין את הלוגיקה של המערכת: כל משתמש משויך לתפקיד מוגדר. התפקיד הוא למעשה "סל הרשאות" הקובע את גבולות הגזרה של המשתמש: החל מהיכולת למחוק או לערוך רשומות, ועד לשאלה האם הוא חשוף למידע של כלל החברה או רק לנתונים המשויכים אליו אישית.

לחצו על גלגל השיניים בפינה השמאלית העליונה (הגדרות) > בתפריט הימני בחרו ב"משתמשים ותפקידים" > לחצו על לשונית "תפקידים". במסך זה תוכלו לצפות בכל רשימת התפקידים הקיימים בארגון, או ליצור תפקיד חדש ומותאם אישית על ידי לחיצה על כפתור "חדש" המופיע בצד המסך.

הרשאות רשומות - הרשאות לרשומות הן בסיס לעבודה של הארגון במערכת. קביעת רמת הגישה והפעולות (יצירה, קריאה, עריכה ומחיקה) שיוכלו המשתמשים לבצע על גבי האובייקטים השונים במערכת, כגון לקוחות, מאמרים ומשימות.

‍
הרשאות ניהול - הרשאות הקשורות לניהול אדמיניסטרטיבי של המערכת כגון: גישה למסך ההגדרות, אפשרות שינוי שדה גורף, יכולת מתן גישה מרחוק למחלקת התמיכה, שליחת SMS ו-WhatsApp ועוד. נמצא מצד שמאל תחת ״פעולות״.‍

‍
תפריט ראשי לתפקיד - הגדרת תפריט ראשי בהתאם להרשאת התפקיד. בחירת האובייקטים וסדרם בסרגל העליון עבור המשתמשים שיוגדרו תחת התפקיד שנבחר. הסבר בנוגע להגדרת תפריט ראשי נמצא בהמשך המאמר.

לכל פעולה במערכת קיימות 5 אפשרויות להן ניתן לתת הרשאות שונות:

אפשרות יצירה- קובעת האם המשתמש יכול ליצור רשומות חדשות.

אפשרות קריאה- קובעת האם המשתמש יוכל לראות את המידע.

אפשרות עריכה- קובעת האם המשתמש יוכל לשנות פרטים קיימים.

אפשרות מחיקה- קובעת האם המשתמש יוכל למחוק רשומות מהמערכת.

5. אפשרות שיתוף

אלה האפשרויות להרשאת השיתוף:

הרשאות שיתוף

רמת השיתוף במערכת נקבעת לכל רשומה ורשומה במערכת.
‍
בכל רשומה ישנו משתמש שהוא "בעל הרשומה", ה-Owner של הרשומה אשר מופיע בכל רשומה במערכת, בכל האובייקטים.
שדה ownerid מופיע בכל רשומה במערכת ומשמש כבעלים לאותה רשומה. הוא קיים בכל האובייקטים וניתן לשנות לו את "שם השדה" לבחירתכם. ב"לקוחות" - השדה נקרא "מנהל לקוח", במכירות הוא נקרא "נציג מכירות" ובקריאות שירות הוא נקרא "מטפל בקריאה". לרוב השדה מוצג בשם "משתמש". שדה זה הינו שדה מסוג רשומה מקושרת לאובייקט משתמשים ניתן לזהות את השדה הזה בטופס העריכה לפי שם המערכת שלו אשר תמיד יהיה "ownerid".

ניתן לאתר את שם השדה מתוך כניסה לרשומה > 3 נקודות > עריכת עמוד > לחיצה על שדה משתמש > ערוך > שם מערכת.
כמו כן, ניתן להיכנס להגדרות > פרטי ארגון > הגדרת רשומות > כניסה לאובייקט הרצוי > שדות רשומה > איתור שדה ownerid לפי שם מערכת.

‍
שדה זה מהווה חלק חשוב מאוד בכל נושא הרשאות התפקיד משום שהוא מתאר את הבעלות על הרשומה ועליו מתבססות כל הגדרות השיתוף. 
לפיכך, המידע הקיים במערכת יוצג למשתמשיו בהתאם להרשאות תפקידם ובהתאם לרשומות אשר בבעלותם.
ניתן להגדיר בהרשאות התפקיד שמשתמש לא יוכל לראות רשומות שבבעלות אחרים. 

דוגמה להשפעת ה-Owner באובייקט לקוחות על הרשאות שיתוף:
באובייקט לקוחות שדה ה-owner נקרא ״מנהל לקוח״ ולכן לפי שדה זה יוגדרו הרשאות השיתוף באובייקט הנוכחי.

ברמת נציג בלבד- המשתמש יוכל לצפות רק בלקוחות שבשדה ״מנהל לקוח״ מוגדר המשתמש שלו בלבד.

ברמת צוות בלבד- המשתמש יוכל לצפות רק בלקוחות בהם הוא או כל משתמש אחר שחולק איתו את אותה הרשאת תפקיד מוגדרים להיות ״מנהל לקוח״ באותם הלקוחות. הרשאה זו תבוא לידי ביטוי רק כאשר אותם המשתמשים נמצאים גם תחת אותה הרשאת שיתוף וגם תחת אותה יחידה עסקית.

ברמת יחידה עסקית בלבד- המשתמש יוכל לצפות בכל הלקוחות בהם הוא או כל משתמש אחר שחולק איתו את השיוך לאותה היחידה העסקית מוגדרים להיות ״מנהל לקוח״ באותם הלקוחות.

ברמת הארגון כולו- המשתמש יוכל לצפות בכל הלקוחות במערכת ללא תלות בהגדרה של המשתמש שנקבע כ״מנהל לקוח״.

מותאם אישית- הרשאת שיתוף מותאמת אישית תאפשר לכם להגדיר הרשאת שיתוף לבחירתכם, בכל אובייקט, לפי כל אחד מהשדות שנמצאים בתוכו. על ידי שימוש בסינונים מותאמים אישית תוכלו לקבוע בכל אובייקט אילו רשומות מערכת יופיעו לכל אחת מהרשאות התפקיד במערכת. למידע נוסף בנוגע להרשאות שיתוף מותאמות אישית לחצו כאן.
חשוב לציין: יכולת זו זמינה באופן בלעדי ללקוחות במסלול Enterprise Sales בלבד. זהו כלי ניהולי מתקדם המיועד לארגונים הדורשים רמת פרטיות ואבטחת מידע גבוהה במיוחד.

הערה חשובה: הרשאת שיתוף ברמת צוות בלבד רלוונטית רק במקרים בהם המשתמשים מלבד לחלוק תפקיד, חולקים גם את אותה היחידה העסקית. במידה ומשתמשים יחלקו את אותה הרשאת תפקיד ותוגדר להם הרשאת שיתוף ברמת צוות, אך הם לא יהיו משוייכים לאותה היחידה העסקית, הרשאת השיתוף לא תחול עליהם. באם קיימות יחידות עסקיות במערכת, ניתן לתת הרשאות ליחידה העסקית בלבד. למידע נוסף בנוגע ליחידות עסקיות לחצו כאן.

על מנת לצפות בהרשאת תפקיד קיימת, לחצו על גלגל השיניים בצד השמאלי העליון של המסך > משתמשים ותפקידים בתפריט מצד ימין > תפקידים.
כדי לצפות בכל אחת מההרשאות יש ללחוץ עליהן ולצפות כיצד מוגדרות.

"מנהל מערכת", היא הרשאת תפקיד שיכולה להופיע אצל מספר משתמשים, אך בניגוד להרשאות תפקיד אחרות- היא אינה ניתנת לעריכה או מחיקה.
(יש לשים לב שמדובר בהרשאה המקורית שמגיעה עם המערכת, ולא הרשאה שהוקמה באופן ידני בעלת שם זהה). אופן זיהוי נוסף להרשאה זו היאשכפתור ה״שמור״ הירוק בצד שמאל למעלה לא יופיע בהרשאה שכן לא ניתן לערוך אותה.

ניתן גם לקבוע את התפריט הראשי על פי הרשאת התפקיד, כלומר שבעת הוספת משתמש חדש בהרשאת תפקיד כלשהי, כאשר הוא יתחבר למערכת בפעם הראשונה, התפריט הראשי (בסרגל העליון) שיופיע לו הוא זה שהוגדר להרשאת התפקיד שלו. כמובן שבכל שלב הוא יוכל לערוך את האובייקטים המופיעים בסרגל הראשי ואת סדרם עבור המשתמש שלו.
להגדרת התפריט הראשי להרשאת תפקיד יש ללחוץ על כפתור 3 הנקודות בהרשאת התפקיד> תפריט ראשי לתפקיד.

גררו את האובייקטים שתרצו שיופיעו בתפריט הראשי של התפקיד לצד שמאל. תוכלו לשנות את סדרם בגרירה כלפי מעלה ומטה.

לסיום לחצו שמור.

על מנת לערוך הרשאה קיימת, לחצו על הרשאת התפקיד שברצונכם לערוך, בצעו את השינויים הרצויים ולאחר מכן לחצו שמור.

משתמש עיקרי

המשתמש העיקרי הינו המשתמש הראשון שנוצר בהתקנה, אלא אם שונה לאחר מכן על ידי Fireberry לפי בקשת הלקוח. משתמש זה תמיד יהיה בעל הרשאת "מנהל מערכת", ולא ניתן להפוך אותו ל"לא פעיל". תפקידו של המשתמש העיקרי יהווה מבחינת Fireberry איש קשר מרכזי לכל תחום הכספים ופעילות המנוי בהתנהלות השוטפת.
בנוסף במקרים בהם מתבצע ייצוא של כל המידע מהמערכת, לינק להורדת המידע ישלח למשתמש העיקרי.

בכדי להחליף את המשתמש העיקרי הקיים:

1. יש לוודא שהמשתמש שרוצים שיהיה העיקרי הינו בעל הרשאת "מנהל מערכת".
אם יש צורך בשינוי הרשאת התפקיד:
היכנסו למשתמש אותו אתם רוצים להגדיר כמשתמש עיקרי > ערכו את הרשאת התפקיד ובחרו ב"מנהל מערכת". לסיום שמרו ע"י לחיצה על הV הירוק:

‍

2. שלחו מייל לתמיכה שלנו- Support@fireberry.com מהמשתמש העיקרי הנוכחי בצירוף 4 הספרות האחרונות של אמצעי התשלום המעודכן במערכת + שם ומייל ההתחברות של המשתמש אשר אתם מעוניינים להפוך למשתמש הראשי.