עבודה עם חשבונית זיכוי
במערכת Fireberry, חשבונית זיכוי מופקת בדרך כלל על בסיס חשבונית מס קיימת. פעולה זו מבטיחה שהזיכוי יקושר לעסקה הנכונה וישמור על סדר בתיק הלקוח.
שלב 1: איתור חשבונית המקור
לפני שיוצרים זיכוי, עלינו למצוא את המסמך שאותו רוצים לבטל או להפחית:
היכנסו לאובייקט "חשבוניות מס" (או "חשבוניות מס/קבלה", תלוי בצורך), חפשו את החשבונית הספציפית לפי מספר מסמך או שם לקוח והיכנסו לתוך רשומת החשבונית.
שלב 2: הפקת הזיכוי
בתוך מסך החשבונית, קיימות שתי דרכים:
- אפשרות א' (שכפול לזיכוי): לחצו על כפתור "פעולות נוספות" (שלוש נקודות) ובחרו ב"הפק חשבונית זיכוי". המערכת תמשוך אוטומטית את כל פרטי הלקוח והפריטים מהחשבונית המקורית.
- אפשרות ב' (הפקה ידנית): ניתן לגשת לאובייקט "חשבוניות זיכוי", ללחוץ על "חדש" ולבחור את הלקוח. במקרה זה, תצטרכו להזין ידנית את הפריטים ואת מספר חשבונית המקור בשדה ההערות.
שלב 3: עריכת פרטי הזיכוי
לאחר שנפתח מסך חשבונית הזיכוי, חשוב לבצע את ההתאמות הבאות:
- בדיקת סכומים: אם אתם מזכים רק חלק מהעסקה, עדכנו את הכמויות או את המחיר בשורות הפריט.
- שדה "הערות": ניתן להוסיף את הכיתוב: "זיכוי עבור חשבונית מס / מס קבלה מס' [מספר החשבונית]" לצורך הבהרה.
- תאריך: ודאו שהתאריך מעודכן ליום הפקת הזיכוי בפועל.
- כניסה לתפריט האפשרויות: בתוך רשומת החשבונאות הרלוונטית, לחצו על שלוש הנקודות (⋮) בפינה העליונה של המסך.
- בחירת הפעולה: לחצו על האפשרות "קישור ח. זיכוי לחשבונית מס".
- בחירת המסמך: המערכת תפתח חלונית לבחירת חשבונית הזיכוי המתאימה מתוך רשימת המסמכים הקיימים.
- אישור הפעולה: לאחר הבחירה, המערכת תבצע קישור (Match) בין שני המסמכים. פעולה זו תעדכן את היתרה הפתוחה של הלקוח ותוודא שהדיווח החשבונאי שלכם תקין ומסונכרן.
שלב 4: חתימה ושליחה
לחצו על "שמור".
- לאחר השמירה, לחצו על כפתור "הפקת מסמך" .
- המערכת תפיק קובץ PDF חתום. תוכלו לשלוח אותו ישירות למייל של הלקוח מתוך המערכת בלחיצת כפתור ״שליחת מסמך בדואר אלקטרוני״.
דגשים חשובים לעבודה ב-Fireberry:
- סגירת יתרה: הפקת הזיכוי תעדכן אוטומטית את "יתרת הלקוח" במערכת ותפחית את החוב שלו.
- סטטוס מסמך: שימו לב שכל עוד לא לחצתם על "הפקת מסמך", הזיכוי נחשב כטיוטה ואינו מוכר לצורכי מס.
- ביטול קבלה: אם הלקוח כבר שילם, חשבונית הזיכוי מטפלת בהיבט המס, אך עליכם לתעד גם את החזר התשלום (באמצעות פקודת יומן או תיעוד החזר בבנק) כדי לאזן את הנהלת החשבונות.
חשוב להדגיש - מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון לפני ביצוע פעולות של תיקון מסמך במערכת.
ביטול חשבונית מס
במידה והפקתם חשבונית מס בטעות, הלקוח התחרט או החלטתם לבטל את העסקה, ישנה אפשרות להפיק חשבונית זיכוי כנגד חשבונית המס ובכך בעצם לבטלה בצורה חוקית. נדגים זאת בפניכם בדוגמה הבאה.
ניתן לראות כי חשבונית מספר 1002 הופקה על סך 760 ש"ח עבור הלקוח אבנר אבנרי:
נרצה להפיק חשבונית זיכוי כנגד חשבונית זו. לכן, נלחץ על שלוש הנקודות מצד שמאל, ואז על הפק חשבונית זיכוי.
.jpeg)
בשלב הבא, נוודא כי כל הפרטים תואמים (שם הלקוח/ה והסכום). בדוגמה שלנו, מספר חשבונית הזיכוי הוא 1003.
שימו לב כי מצב החשבונית הוא טיוטה בשלב זה.
לאחר מכן, יש להפיק את חשבונית הזיכוי. ניתן לבצע זאת על ידי הפקת החשבונית לקובץ PDF בלחיצה על סימן המדפסת בצד השמאלי העליון.
או להפיק על ידי שליחת מייל ללקוח בלחיצה על הסימן של המעטפה.
.jpeg)
כעת ניתן לראות כי מצב חשבונית הזיכוי הפך מטיוטה להופק.
.png)
התהליך הושלם.
חיבור חשבונית זיכוי לחשבונית מס
במידה וברצוננו לחבר חשבונית זיכוי לחשבונית מס, ניתן לבצע זאת באמצעות מספר פעולות פשוטות.
לצורך הדוגמא, נתבונן בחשבונית מס מספר 1005 המקושרת ללקוח שמעון כהן. ניתן לראות כי חשבונית המס על סך 468 ש"ח:
.png)
הוצאנו חשבונית זיכוי דרך כרטיס הלקוח וכעת ברצוננו לחבר אותה לחשבונית המס כך שהזיכוי יהיה כנגד חשבונית 1005.
חשבונית הזיכוי 1004 גם היא רשומה על סך 468 ש"ח.
על מנת לחבר את חשבונית הזיכוי לחשבונית המס, יש ללחוץ על אייקון שלוש נקודות, ולאחר מכן על קישור ח. זיכוי לחשבונית מס:
(1).png)
לאחר מכן יפתח חלון פופאפ הבא:
לחצו "אישור".
ניתן גם מתוך חשבונית המס לחבר לחשבונית הזיכוי. היכנסו לחשבונית המס, לחצו על אייקון שלוש הנקודות ולאחר מכן על "קישור ח.זיכוי לחשבונית מס".
כתוצאה מכך, ייפתח חלון בו יוצגו בפנינו כל חשבוניות המס על שם הלקוח בסטטוס הופק. נבחר את החשבונית הרלוונטית ונלחץ על שמור:
.png)
בעת סגירת חלון זה, ייפתח חלון המודיע על ביצוע הפעולה בהצלחה:
.jpeg)
כעת, אם נחזור לחשבונית הזיכוי, נראה כי מקושרת אליה אסמכתא - מספר חשבונית המס (1005):
(4).png)