ניהול מוצרים במערכת

המוצרים שלכם הם המרכז של כל הצעת מחיר, הזמנה או חשבונית שיוצאת מהמערכת. ניהול נכון שלהם ב-Fireberry מקצר את זמן העבודה שלכם ומונע טעויות אנוש בתמחור ובחיוב. במדריך הבא נסקור את הדרכים השונות להוספת מוצרים למערכת, ניהול הסטטוסים שלהם והטמעתם בתוך תהליכי המכירה השוטפים.

למה בכלל להשתמש באובייקט מוצרים?

במקום להקליד שוב ושוב את שם המוצר והמחיר בכל מסמך, אובייקט המוצרים משמש כמאגר קבוע ואמין והשימוש בו מאפשר:
אחידות: כולם מוכרים את אותו מוצר באותו שם ובאותו מחיר.
אוטומציה: שליפת נתונים אוטומטית (מק"ט, מחיר, מע"מ) חוסכת זמן יקר.
ניתוח נתונים: רק עבודה עם אובייקט מוצרים מאפשרת לכם לדעת בסוף החודש איזה מוצר הוא הנמכר ביותר שלכם ואיפה אתם מרוויחים הכי הרבה.

שדות המפתח

כשאתם מקימים מוצר חדש, אל תסתפקו רק בשם. השדות הבאים הם קריטיים לעבודה תקינה:
מחיר ליחידה: הבסיס לכל מסמך חשבונאי. המערכת תמשוך את המחיר הזה אוטומטית, מה שימנע טעויות הקלדה של איש המכירות.
מק"ט: חיוני לניהול מלאי ולסנכרון מול מערכות חיצוניות (כמו חשבשבת).
קטגוריית מוצר: שדה זה יאפשר לכם לפלח את המוצרים (למשל: שירותים לעומת פיזיים) ולבצע סינונים מהירים בעת הפקת מסמך.
תיאור מוצר: מידע זה יכול לעבור אוטומטית להערות בשורת המוצר במסמך, ולתת ללקוח פירוט מקצועי על מה הוא משלם.

הוספת מוצרים דרך אובייקט מוצרים

‍‍בתפריט הראשי בחרו באובייקט מוצרים. אם אובייקט זה אינו מופיע בתפריט הראשי, לחצו על "עוד" ומצאו אותו בתפריט.

לחצו על חדש מצד שמאל למעלה ומלאו את פרטי המוצר. לסיום לחצו על שמור.

הוספת מוצרים דרך אובייקט הנהלת חשבונות

היכנסו לאובייקט ״הנהלת חשבונות״ אשר בתפריט הראשי. במידה ואובייקט זה אינו מופיע  בתפריט הראשי, לחצו על "עוד" ומצאו אותו בתפריט. כעת לחצו על אייקון ה״+״ שעל קטגוריית ״מוצרים״, הזינו את פרטי המוצר ולחצו על שמור.

הגדרת סטטוס המוצר

בעת יצירת מוצר חדש או עריכת מוצר קיים, אחד השדות החשובים ביותר הוא שדה הסטטוס.
מוצר פעיל: מוצר המסומן כפעיל יופיע ברשימת הבחירה בעת יצירת הזמנות, הצעות מחיר או חשבוניות.
מוצר לא פעיל: אם הפסקתם למכור מוצר מסוים, מומלץ להעביר את הסטטוס שלו ל"לא פעיל". כך המידע ההיסטורי עליו יישמר במערכת, אך הוא לא יוצג ברשימת הבחירה של אנשי המכירות בעת יצירת הזמנות חדשות.

בחירת מוצר בתוך הזמנה באמצעות פרטי הזמנה

לאחר שהגדרתם את המוצרים שלכם, תוכלו לשייך אותם בקלות לכל עסקה או הזמנה דרך אובייקט "פרטי הזמנה".
היכנסו להזמנה הרלוונטית > גללו מטה לחלק של "פרטי הזמנה" ולחצו על "חדש" > בשדה "מוצר", הקלידו את שם המוצר.

המערכת תציג לכם רשימה של מוצרים בסטטוס פעיל בלבד. לאחר בחירת המוצר, המערכת תמשוך אוטומטית את הערכים שהגדרתם ברשומת המוצר (לדוגמה- מחיר ליחידה, מק״ט, מע״מ) > כעת הזינו את הכמות המבוקשת ולחצו על שמירה.

על מנת להוסיף שורת מוצר חדשה בתוך חשבונית שהופקה מתוך הזמנה או באופן ידני, יש לבחור בעפרון סרגל העליון על מנת לערוך את המסמך > לחצו על ״הוסף שורה חדשה״ > בחרו באמצעות החץ מבין המוצרים.

שימו לב: אם אינכם מוצאים מוצר מסוים בחיפוש בתוך ההזמנה, ודאו בתיק המוצר שהסטטוס שלו אכן מוגדר כ"פעיל".