יצירת דוחות באמצעות הדאטה סטודיו

סביבת הדאטה סטודיו מאפשרת לכם להפוך נתונים גולמיים לדוחות ויזואליים בקלות באמצעות AI. המערכת משלבת בין עיבוד שפה טבעית וניתוח נתונים לפי הקשר. במדריך זה תמצאו את עקרונות הפעולה, המבנה, אופן השימוש ואופן החיוב של הפיצ'ר.

תהליך הבנייה וכתיבת ההנחייה ליצירת הדוח

תוכלו למצוא את הדאטה סטודיו בתפריט הראשי העליון או ע״י חיפוש תחת ״עוד״. יצירת דוח חדש מתבצעת במסך "בנה את הדוח שלך". תוכלו לתאר בשפה חופשית את הדוח המבוקש בתיבת הטקסט או להסתייע באחת מההצעות המוצגות בחלק התחתון (כגון: לוח בקרה לביצועי לידים, סקירת משפך המכירות, ניתוח המרות עסקאות, מעקב משימות ופולואפים, ניתוח שימור ונטישת לקוחות ועוד).

כיצד עובדות הצעות הטקסט?

‍בלחיצה על אחד מכפתורי ההצעה, הניסוח המוכן מוזן באופן אוטומטי לתוך תיבת הטקסט. בשלב זה, הטקסט עדיין לא נשלח לבניית הדוח– תוכלו לקרוא את הטקסט, לערוך אותו, להוסיף דרישות ספציפיות או לשנות את הניסוח בהתאם לצורך שלכם ורק אז ללחוץ על כפתור השליחה.

מומלץ לתאר בהרחבה ובפירוט את הצורך העסקי, שכן ככל שההנחיה שתכתבו תהיה מפורטת יותר, כך הדוח שיתקבל יהיה מדויק ומותאם יותר.

לאחר הזנת הטקסט ושליחתו, ה-AI יפעל במצב תכנון: הוא יסביר לכם במילים מה הוא עומד לבצע, אילו ווידג'טים ורכיבים הוא יבנה ואיזה גרפים הוא יבחר להציג.

לאחר הצגת הנתונים, תוכלו לסנן את המידע בצורה דינמית:
סינוני זמן קבועים: כפתורים מוכנים בחלק העליון – היום, 7 ימים אחרונים, 14 ימים אחרונים, 30 ימים אחרונים, כל הזמנים ותקופה מותאמת אישית, כלומר בחירת תאריך ההתחלה ותאריך הסיום.
סינון לפי נושא: בצד שמאל מופיע תפריט סינון המותאם לדוח (כמו סינון לפי סטטוס עסקאות). את הסינונים ה-AI קובע עפ״י סוג הדוח הנוצר. במידה ותרצו לשנות את הסינון, פשוט בקשו בשפה חופשית והסינון ישתנה.

טיפ לעריכה: תוכלו לשנות את תקופות הזמן ואת הסינונים שנבחרו על ידי עריכת הטקסט מול הצ'אט. לדוגמה, לבקש שבמקום סינון לפי סטטוס ייקבע סינון לפי מקור הגעה, ובמקום 7, 14 ו-30 ימים הווידג'טים יוצגו לפי 5, 10 ו-15 ימים.

כלי צ'אט מתקדמים: מצב הקשר ומצב דיון

הצ'אט מציע לכם כמה כלים מתקדמים שהופכים את עריכת הדוח לפשוטה ומדויקת.
כפתור הקשר: מאפשר לכם לבחור רכיב ספציפי בדוח שתרצו לערוך. במקום להסביר לצ'אט במילים "בגרף שנמצא מצד ימין למעלה...", פשוט לוחצים על הרכיב והצ'אט מקבל רפרנס מדויק. דרך הצ'אט תוכלו לשנות כל דבר במסך: התוכן עצמו, שמות הגרפים, צבעים, אייקונים, נוסחאות ועוד.‍

מצב דיון: מיועד להתייעצות מול הצ'אט ללא פעולת יצירה או שינוי בדוח. לדוגמה: "אני רוצה למדוד את העובדים שלי בפרמטרים X ו-Y, איך אתה מציע לעשות זאת?". לאחר שתגבשו רעיון, תוכלו לעבור חזרה ל״מצב בנייה״ ע״י לחיצת נוספת על הכפתור של מצב הדיון כדי לייצר את הווידג'ט בפועל.

‍יצירת רשימת פירוט של רשומות: אם מוצג לכם נתון מסוים (למשל, 20 לקוחות חדשים שהגיעו ממקור הגעה מסוים) ואתם רוצים לדעת מיהם הלקוחות האלה, תוכלו לבקש מהצ'אט לייצר רשימה של אותן הרשומות המרכיבות את הגרף.

הגדרות הדוח‍

עריכת שם הדוח: בריחוף עם העכבר מעל השם שנמצא מצד ימין למעלה (לצד האייקון הכחול), לחיצה עליו ועריכת שם הדוח.
‍מחיקת דוח: בלחיצה על כפתור 3 הנקודות תוכלו למחוק את הדוח.
כפתור ״הפעל״: כל עוד לא הפעלתם את הדוח, הוא לא יופיע במצב קריאה עבור משתמשים אחרים. חשוב מאוד ללחוץ על הפעל בסיום העריכה כדי שהדוח והשינויים שביצעתם יישמרו ויוצגו.

בנוסף, המערכת מציעה לכם כלים נוחים לארגון הדוחות:
מועדפים: תוכלו לסמן דוחות מועדפים בכוכב כדי לגשת אליהם במהירות.
תיקיות: תוכלו לסדר את הדוחות בתוך תיקיות לפי נושאים או מחלקות ע״י גרירת הדוחות כפי שניתן לבצע בתצוגות נוספות במערכת.
צמצום תפריט הצד: תוכלו לצמצם את סרגל הצד כדי לקבל שטח תצוגה רחב ונוח יותר לניתוח הנתונים.

הרשאות, ניהול המערכת וארגון הממשק

אבטחת המידע בסביבת דאטה סטודיו מבוססת על שני שלבים: הרשאות תפקיד כלליות והגנה מפני עריכת הדוח ע״י משתמש שאינו היוצר של הדוח.

ברמה הראשונה, הגישה הכללית לדאטה סטודיו נקבעת לפי התפקיד שלכם במערכת. הגדרת ההרשאה מתבצעת מתוך הגדרות > משתמשים ותפקידים > תפקידים תחת הרשאה חדשה באובייקט ״דאטה סטודיו״. הרשאה זו קובעת אם תוכלו לגשת לדאטה סטודיו וליצור דוחות חדשים.

ברמה השנייה, המערכת מפעילה כלל בלעדיות ליוצר של הדוח: רק המשתמש שיצר את הדוח יכול לערוך אותו. כלל זה תקף באופן מוחלט, גם אם למשתמשים אחרים בארגון יש הרשאת עריכה כללית עבור אובייקט דאטה סטודיו בהגדרות התפקיד. מנגנון זה מונע שינויים לא רצויים, דריסת הגדרות ואובדן מידע שנבנה על ידי משתמשים אחרים.

מודל חיוב בקרדיטים

השימוש בדאטה סטודיו מבוסס על מודל קרדיטים:

דגשים חשובים לגבי קרדיטים:

• החיוב מתבצע רק עבור פעולות יצירה, עריכה והתכתבות בצ'אט. לאחר שהדוח מוכן ומפורסם, השימוש השוטף בו הוא ללא חיוב נוסף.
• גובה החיוב מושפע ממשקל ומורכבות הפרומפט.
• יתרת הקרדיטים מתעדכנת בזמן אמת בהגדרות > פרטי חשבון וחיוב > קרדיטים.
• כל לקוח מקבל 500 קרדיטים בחינם בכל חודש שניתן לממש בעת יצירת דוחות בדאטה סטודיו. להסבר נוסף עבור מודל הקרדיטים לחצו כאן.

סיכום והמלצות לשימוש נכון

הגדירו הרשאות נכון: ודאו שרק המשתמשים שאמורים לבנות דוחות מקבלים הרשאה לדאטה סטודיו.
תארו את הצורך בפירוט: ככל שהפרומפט הראשוני שתכתבו יהיה מפורט יותר, כך תחסכו סבבי עריכה וקרדיטים.
השתמשו בכפתור ״הקשר״: בעת ביצוע שינויים, סמנו את הרכיב הספציפי כדי למנוע טעויות.
אל תשכחו להפעיל את הדוח: בסיום כל סבב עריכה, לחצו על הפעל כדי לקבע את השינויים בדוחות והלהציגם לכל המשתמשים בארגון.