יצירת דוחות באמצעות הדאטה סטודיו

סביבת הדאטה סטודיו מאפשרת לכם להפוך נתונים גולמיים לדוחות ויזואליים בקלות באמצעות AI. המערכת משלבת בין עיבוד שפה טבעית וניתוח נתונים לפי הקשר. במדריך זה תמצאו את עקרונות הפעולה, המבנה, אופן השימוש ואופן החיוב של הפיצ'ר.

תהליך הבנייה וכתיבת ההנחייה ליצירת הדוח

תוכלו למצוא את הדאטה סטודיו בתפריט הראשי העליון או ע״י חיפוש תחת ״עוד״. יצירת דוח חדש מתבצעת במסך "בנה את הדוח שלך". תוכלו לתאר בשפה חופשית את הדוח המבוקש בתיבת הטקסט או להסתייע באחת מההצעות המוצגות בחלק התחתון (כגון: לוח בקרה לביצועי לידים, סקירת משפך המכירות, ניתוח המרות עסקאות, מעקב משימות ופולואפים, ניתוח שימור ונטישת לקוחות ועוד).

כיצד עובדות הצעות הטקסט?

‍בלחיצה על אחד מכפתורי ההצעה, הניסוח המוכן מוזן באופן אוטומטי לתוך תיבת הטקסט. בשלב זה, הטקסט עדיין לא נשלח לבניית הדוח– תוכלו לקרוא את הטקסט, לערוך אותו, להוסיף דרישות ספציפיות או לשנות את הניסוח בהתאם לצורך שלכם ורק אז ללחוץ על כפתור השליחה.

מומלץ לתאר בהרחבה ובפירוט את הצורך העסקי, שכן ככל שההנחיה שתכתבו תהיה מפורטת יותר, כך הדוח שיתקבל יהיה מדויק ומותאם יותר.

לאחר הזנת הטקסט ושליחתו, ה-AI יפעל במצב תכנון: הוא יסביר לכם במילים מה הוא עומד לבצע, אילו ווידג'טים ורכיבים הוא יבנה ואיזה גרפים הוא יבחר להציג.

לאחר הצגת הנתונים, תוכלו לסנן את המידע בצורה דינמית:
סינוני זמן קבועים: כפתורים מוכנים בחלק העליון – היום, 7 ימים אחרונים, 14 ימים אחרונים, 30 ימים אחרונים, כל הזמנים ותקופה מותאמת אישית, כלומר בחירת תאריך ההתחלה ותאריך הסיום.
סינון לפי נושא: בצד שמאל מופיע תפריט סינון המותאם לדוח (כמו סינון לפי סטטוס עסקאות). את הסינונים ה-AI קובע עפ״י סוג הדוח הנוצר. במידה ותרצו לשנות את הסינון, פשוט בקשו בשפה חופשית והסינון ישתנה.

טיפ לעריכה: תוכלו לשנות את תקופות הזמן ואת הסינונים שנבחרו על ידי עריכת הטקסט מול הצ'אט. לדוגמה, לבקש שבמקום סינון לפי סטטוס ייקבע סינון לפי מקור הגעה, ובמקום 7, 14 ו-30 ימים הווידג'טים יוצגו לפי 5, 10 ו-15 ימים.

כלי צ'אט מתקדמים: מצב הקשר ומצב דיון

הצ'אט מציע לכם כמה כלים מתקדמים שהופכים את עריכת הדוח לפשוטה ומדויקת.
כפתור הקשר: מאפשר לכם לבחור רכיב ספציפי בדוח שתרצו לערוך. במקום להסביר לצ'אט במילים "בגרף שנמצא מצד ימין למעלה...", פשוט לוחצים על הרכיב והצ'אט מקבל רפרנס מדויק. דרך הצ'אט תוכלו לשנות כל דבר במסך: התוכן עצמו, שמות הגרפים, צבעים, אייקונים, נוסחאות ועוד.‍

מצב דיון: מיועד להתייעצות מול הצ'אט ללא פעולת יצירה או שינוי בדוח. לדוגמה: "אני רוצה למדוד את העובדים שלי בפרמטרים X ו-Y, איך אתה מציע לעשות זאת?". לאחר שתגבשו רעיון, תוכלו לעבור חזרה ל״מצב בנייה״ ע״י לחיצת נוספת על הכפתור של מצב הדיון כדי לייצר את הווידג'ט בפועל.

‍יצירת רשימת פירוט של רשומות: אם מוצג לכם נתון מסוים (למשל, 20 לקוחות חדשים שהגיעו ממקור הגעה מסוים) ואתם רוצים לדעת מיהם הלקוחות האלה, תוכלו לבקש מהצ'אט לייצר רשימה של אותן הרשומות המרכיבות את הגרף.

הגדרות הדוח‍

עריכת שם הדוח: בריחוף עם העכבר מעל השם שנמצא מצד ימין למעלה (לצד האייקון הכחול), לחיצה עליו ועריכת שם הדוח.
‍מחיקת דוח: בלחיצה על כפתור 3 הנקודות תוכלו למחוק את הדוח.
כפתור ״הפעל״: כל עוד לא הפעלתם את הדוח, הוא לא יופיע במצב קריאה עבור משתמשים אחרים. חשוב מאוד ללחוץ על הפעל בסיום העריכה כדי שהדוח והשינויים שביצעתם יישמרו ויוצגו.

בנוסף, המערכת מציעה לכם כלים נוחים לארגון הדוחות:
מועדפים: תוכלו לסמן דוחות מועדפים בכוכב כדי לגשת אליהם במהירות.
תיקיות: תוכלו לסדר את הדוחות בתוך תיקיות לפי נושאים או מחלקות ע״י גרירת הדוחות כפי שניתן לבצע בתצוגות נוספות במערכת.
צמצום תפריט הצד: תוכלו לצמצם את סרגל הצד כדי לקבל שטח תצוגה רחב ונוח יותר לניתוח הנתונים.

בלחיצה על כפתור שלוש הנקודות לצד שם הדוח, ייפתח תפריט פעולות מהיר לניהול הדוח:  

שינוי שם: שינוי שם הדוח, לסיום לחצו על הסימן וי.
עריכה: כניסה לעריכת הדוח לצורך המשך עבודה או הפעלת הדוח בכדי שמשתמשים אחרים יוכלו לצפות בו.
פרטים: צפייה בפרטים על הדוח כמו ״נוצר על ידי״, ״נוצר בתאריך״, ״עודכן על ידי״ ו״עודכן בתאריך״.
שכפול: יצירת עותק עצמאי של הדוח בסטטוס טיוטה.  
ייצוא ל-PDF: הפקת קובץ PDF מעוצב של תצוגת הדוח הנוכחית לצורכי שיתוף והדפסה.  
מחיקה: הסרת הדוח לצמיתות מהמערכת.  

שכפול דוח

יכולת השכפול מאפשרת לכם לשכפל דוח קיים ולהשתמש בו כבסיס ליצירת דוחות חדשים בקלות ובמהירות, מבלי להשפיע על דוח המקור:  
הרשאות נדרשות: שכפול מתאפשר רק למשתמשים בעלי הרשאת יצירה באובייקט דאטה סטודיו בהרשאות התפקיד.
במצב טיוטה וללא היסטוריה: הדוח החדש נוצר בסטטוס טיוטה (טרם הופעל) וללא היסטוריית הצ'אט והתשאול שנצברו בדוח המקורי.
בעלות ועריכה: המשתמש שמבצע את השכפול מוגדר אוטומטית כמשתמש המשויך וח החדשומקבל עבורו הרשאות עריכה מלאות.  

על מנת לשכפל דוח ניתן מתוך תצוגת הדוחות: לחצו על שלוש הנקודות לצד שם הדוח ברשימה ובחרו בשכפל. או מתוך מצב עריכה: לחצו על שלוש הנקודות מצד שמאל למעלה ובחרו בשכפל.  

ייצוא ל-PDF

אפשרות זו מפיקה מסמך PDF המציג את תמונת המצב הנוכחית של הגרפים והמדדים בדוח. הקובץ מאפשר לשתף את הנתונים מחוץ למערכת בנוחות מול הנהלה, לקוחות או שותפים עסקיים. אפשרות הייצוא זמינה עבור דוחות שהופעלו בלבד (שאינם בסטטוס טיוטה) ובעת לחיצה על הורדה הקובץ, המערכת תתריע על התחילת ההורדה. שימו לב- התהליך עשוי לקחת כמה שניות כתלות בגודל הדוח. בסיום, הקובץ יורד ונשמר במחשב.

הרשאות, ניהול המערכת וארגון הממשק

אבטחת המידע בסביבת דאטה סטודיו מבוססת על שני שלבים: הרשאות תפקיד כלליות והגנה מפני עריכת הדוח ע״י משתמש שאינו היוצר של הדוח.

ברמה הראשונה, הגישה הכללית לדאטה סטודיו נקבעת לפי התפקיד שלכם במערכת. הגדרת ההרשאה מתבצעת מתוך הגדרות > משתמשים ותפקידים > תפקידים תחת הרשאה חדשה באובייקט ״דאטה סטודיו״. הרשאה זו קובעת אם תוכלו לגשת לדאטה סטודיו וליצור דוחות חדשים.

ברמה השנייה, המערכת מפעילה כלל בלעדיות ליוצר של הדוח: רק המשתמש שיצר את הדוח יכול לערוך אותו. כלל זה תקף באופן מוחלט, גם אם למשתמשים אחרים בארגון יש הרשאת עריכה כללית עבור אובייקט דאטה סטודיו בהגדרות התפקיד. מנגנון זה מונע שינויים לא רצויים, דריסת הגדרות ואובדן מידע שנבנה על ידי משתמשים אחרים. ‍

העברת משתמש:

‍כדי לתת מענה למקרים שבהם המשתמש שיצר את הדוח כבר לא עובד בחברה או שתרצו להעביר את האחריות עליו לגורם אחר, קיימת אפשרות של העברת משתמש. אפשרות זו זמינה עבור מנהל המערכת ועבור המשתמש הנוכחי המשויך לדוח. באמצעותה תוכלו להגדיר משתמש אחר כ-Owner החדש של הדוח ובכך להעניק לו את היכולת לערוך, לעדכן ולנהל את הדוח באופן מלא. על מנת להחליף את המשתמש יש ללחוץ על 3 הנקודות שמשמאל לשם הדוח > העברת משתמש > בחירת משתמש > החל.

מודל חיוב בקרדיטים

השימוש בדאטה סטודיו מבוסס על מודל קרדיטים:

דגשים חשובים לגבי קרדיטים:

• החיוב מתבצע רק עבור פעולות יצירה, עריכה והתכתבות בצ'אט. לאחר שהדוח מוכן ומפורסם, השימוש השוטף בו הוא ללא חיוב נוסף.
• גובה החיוב מושפע ממשקל ומורכבות הפרומפט.
• יתרת הקרדיטים מתעדכנת בזמן אמת בהגדרות > פרטי חשבון וחיוב > קרדיטים.
• כל לקוח מקבל 500 קרדיטים בחינם בכל חודש שניתן לממש בעת יצירת דוחות בדאטה סטודיו. להסבר נוסף עבור מודל הקרדיטים לחצו כאן.

סיכום והמלצות לשימוש נכון

הגדירו הרשאות נכון: ודאו שרק המשתמשים שאמורים לבנות דוחות מקבלים הרשאה לדאטה סטודיו.
תארו את הצורך בפירוט: ככל שהפרומפט הראשוני שתכתבו יהיה מפורט יותר, כך תחסכו סבבי עריכה וקרדיטים.
השתמשו בכפתור ״הקשר״: בעת ביצוע שינויים, סמנו את הרכיב הספציפי כדי למנוע טעויות.
אל תשכחו להפעיל את הדוח: בסיום כל סבב עריכה, לחצו על הפעל כדי לקבע את השינויים בדוחות והלהציגם לכל המשתמשים בארגון.